Как заполнить ЭТрН: титулы, роли и сценарии оформления

Электронная транспортная накладная состоит из нескольких файлов обмена, которые на своём этапе заполняет каждый участник перевозки. В бумажной накладной все данные умещались в одном бланке; в ЭТрН они разнесены по титулам, и ошибка в понимании того, кто и когда что подписывает, напрямую выливается в зависшую накладную и задержку оплаты.

Что такое титулы ЭТрН

ЭТрН включает восемь файлов обмена — титулов. Четыре из них обязательны для любой перевозки, ещё четыре заполняются только при определённых обстоятельствах. Каждый титул отвечает за свою стадию и подписывается своим участником.

Водитель участвует в обмене со стороны перевозчика и обычно просто подтверждает погрузку или выгрузку простой электронной подписью в мобильном приложении — усиленную подпись на Т2 и Т4 ставит ответственный сотрудник перевозчика уже после того, как водитель подтвердил операцию на месте.

Почему не стоит множить накладные

Новая ЭТрН нужна только тогда, когда исходные существенные условия перевозки были изначально оформлены неверно, либо фактически начинается новая перевозка. Большинство внештатных ситуаций этому не соответствуют и закрываются соответствующим опциональным титулом, а не новым документом:

• замена водителя или транспортного средства — титул Т8, новая ЭТрН не нужна;
• смена адреса выгрузки — титул Т7 (переадресация), новая ЭТрН не нужна;
• частичная приёмка груза — фиксируется в Т3, новая ЭТрН не нужна.

Аннулировать уже подписанную ЭТрН нельзя, поэтому расхождения — по количеству, весу, состоянию груза — нужно уточнять до подписания соответствующего титула, а не после. Если расхождение выявлено позже, оно фиксируется в отметках или отдельном акте, потому что может повлиять на то, кто несёт ответственность за груз.

Здесь действует жёсткий срок: у грузополучателя есть не больше двух часов с момента, когда груз фактически прибыл на площадку, чтобы подписать Т3.

Четыре сценария оформления

Набор титулов один и тот же, но то, кто и какую роль занимает, зависит от конкретной схемы перевозки.

Стандартный сценарий

Три самостоятельные стороны: грузоотправитель оформляет Т1 со сведениями о себе, грузе, перевозчике и грузополучателе; перевозчик принимает груз на погрузке (Т2) и подтверждает выгрузку (Т4); грузополучатель принимает груз на приёмке (Т3). Это основной сценарий, под него рассчитана базовая логика титулов.

Самовывоз с привлечением стороннего перевозчика

Грузоотправитель и грузополучатель — одно и то же лицо: покупатель сам забирает груз у поставщика, но доставку поручает стороннему перевозчику. В Т1 покупатель указывает себя одновременно и как отправителя, и как получателя; дальше цепочка титулов перевозчика и приёмки не отличается от стандартного сценария.

Отгрузка со склада хранителя

От имени грузоотправителя груз физически отгружает лицо, отпускающее продукцию (ЛОП), — например, ответственный складской хранитель, действующий по доверенности. Т1 в этом случае оформляет ЛОП, указывая в документе сведения о себе и о том, от чьего имени действует. Остальные титулы заполняются по стандартной логике.

Перевозка по договору транспортно-экспедиционных услуг

Экспедитор указывает себя в качестве грузоотправителя, отдельной отметкой подтверждает, что выступает именно экспедитором, и приводит сведения о заказчике и реквизиты договора транспортной экспедиции. Это единственный из четырёх сценариев, где в Т1 появляется дополнительный блок данных о третьей стороне — заказчике услуги.

Электронный заказ-заявка — шаг перед самой ЭТрН

Прежде чем оформить ЭТрН, перевозку часто согласовывают через электронный заказ-заявку (ЭЗЗ) — отдельный документ, которым грузоотправитель формирует заявку перевозчику, а перевозчик её подтверждает.

Грузоотправитель в своём титуле указывает сведения о себе и о перевозчике, дату и время подачи транспорта, адреса погрузки и выгрузки, описание груза и параметры нужного транспортного средства. Перевозчик подтверждает заявку своим титулом: сведения о водителе, о транспортном средстве и стоимость перевозки. Только после этого шага, если он применяется, начинается оформление самой ЭТрН.

Чек-лист по ролям

Грузоотправитель. До оформления — проверить актуальность подписи (УКЭП, МЧД) у ответственного сотрудника и обменяться GUID с перевозчиком и грузополучателем. При заполнении Т1 — свериться с отгрузочными документами, проверить ИНН всех участников и реквизиты водительского удостоверения водителя, указать все нужные маркировки груза. После отправки — следить за статусом титула: если он отклонён, выяснить причину и заполнить заново.

Перевозчик. До оформления — проверить подпись у ответственного сотрудника и ПЭП у водителя, обменяться GUID с остальными участниками. При погрузке — сверить количество и состояние груза с Т1, занести замечания в Т2, дождаться, пока водитель подтвердит погрузку в приложении, и подписать Т2 УКЭП. При транспортировке — следить за уведомлениями о переадресации и реагировать на поломку транспорта через создание Т8. При доставке — подтвердить выгрузку и подписать Т4 после того, как грузополучатель подпишет Т3.

Грузополучатель. До оформления — назначить ответственных за приёмку, включая дежурных на нерабочее время, проверить подпись и обменяться GUID. При приёмке — проверить состояние и фактическое количество груза, зафиксировать расхождения в Т3 или принять без замечаний. При подписании — проверить обязательные поля и уложиться в двухчасовой срок с момента прибытия груза.

Что из этого делает AverDoc

AverDoc не формирует и не подписывает титулы ЭТрН — обмен идёт через оператора ИС ЭПД, это отдельная задача со своим регулированием. AverDoc привязывает уже готовый транспортный документ к заказу поставщику и приёмке на объекте и показывает, получен он или нет, — так же, как с накладной, УПД и счётом-фактурой. Контроль закрывающих документов разобран в материале про закрывающие документы от поставщика, а порядок перехода на ЭТрН с 1 сентября 2026 года и связанные риски — в статье про переход на ЭТрН.

Посмотрите на готовом примере

В предзаполненной демо-среде AverDoc есть заказы с приёмками и привязанными к ним документами по каждой поставке. Можно посмотреть, как устроен контроль их получения, без настройки и ввода данных.

Открыть демо →