Закрывающие документы от поставщика: что это и что делать, если их нет

Знакомая ситуация: бухгалтерия ждёт, оплата висит, снабженец звонит поставщику в пятый раз.

Что такое закрывающие документы от поставщика

Закрывающие документы — это комплект первичных документов, которые подтверждают факт поставки и служат основанием для оплаты и принятия к учёту. В зависимости от условий договора это могут быть:

• Товарная накладная (ТОРГ-12) — подтверждает передачу товара.
• УПД (универсальный передаточный документ) — объединяет накладную и счёт-фактуру.
• Счёт-фактура — нужна для принятия НДС к вычету.
• Транспортная накладная — при доставке силами поставщика или перевозчика.

Без этих документов бухгалтерия не может провести приход материалов и принять НДС. Оплата поставщику без закрывающих документов создаёт риски при налоговой проверке.

Поставщик не предоставил закрывающие документы: что делать

Это частая ситуация, особенно с небольшими поставщиками. Порядок действий:

• Письменный запрос — зафиксировать факт обращения. Устные договорённости не работают при споре.
• Ссылка на договор — в большинстве договоров поставки прописан срок предоставления документов. Напомните о нём.
• Удержание оплаты — если документов нет, оплачивать поставку до их получения нецелесообразно: после оплаты рычаг влияния исчезает.
• Претензия — если поставщик не реагирует, направьте официальную претензию. Это первый шаг к судебному взысканию.

Как контролировать получение документов

Проблема возникает не только потому, что поставщики медлят — но и потому, что снабженец не всегда знает, по каким поставкам документы уже получены, а по каким нет.

В AverDoc закрывающие документы привязываются к конкретной приёмке и заказу. Снабженец видит по каждой поставке: документы получены или нет. Это исключает ситуацию, когда поставщик не предоставляет закрывающие документы, а оплата уже прошла — потому что контроль встроен в процесс, а не ведётся отдельным реестром в Excel.

Посмотрите на готовом примере в демо

В предзаполненной демо-среде AverDoc уже есть заказы с приёмками и привязанными документами. Можно открыть любую поставку и посмотреть, как устроен контроль документов — без настройки и ввода данных.

Получить демо →