Работа с поставщиками в строительстве: база, история цен и выбор

Спросите снабженца, у кого брали кирпич на прошлом объекте и почём. Он ответит за десять секунд. Спросите то же самое через неделю после его увольнения — не ответит никто.

Это не проблема дисциплины. В снабжении строительной компании база поставщиков складывается естественным образом: снабженец созванивается, договаривается об отсрочке, запоминает, кто возит вовремя, а кто обещает и подводит. Ничего из этого нигде не записано, потому что записывать некуда и некогда. В результате компания владеет объектами, техникой и контрактами, но не владеет собственными закупками.

Что входит в работу с поставщиками

Поиск поставщиков для снабжения на стройку редко оказывается главной сложностью — обычно их несколько, и выбрать из них несложно. Сложность начинается после первой закупки. Управление поставщиками в строительстве обычно сводят к выбору по цене. На практике это четыре отдельные задачи, и только одна из них про цену.

• Найти и проверить. Новый поставщик появляется через рекомендацию, выдачу поиска или холодное предложение. Прежде чем отдать ему предоплату, компания должна понимать, с кем имеет дело.
• Выбрать под конкретную закупку. Здесь работает сравнение предложений: цена, доставка, сроки, условия оплаты, наличие всего перечня. Это разовое решение по одной заявке.
• Накапливать историю. По какой цене брали в прошлый раз, кто привёз вовремя, кто сорвал, у кого была отсрочка. Именно эта часть обычно и не ведётся.
• Работать вдолгую. Отсрочка платежа, приоритет в очереди на отгрузку, фиксированная цена на сезон — всё это поставщик даёт тому, кого знает как предсказуемого покупателя.

Проверка поставщика строительных материалов

Минимальная проверка контрагента перед первым заказом занимает полчаса и делается по открытым источникам:

• ЕГРЮЛ — действующее юрлицо, дата регистрации, адрес, директор, виды деятельности. Компания, зарегистрированная три месяца назад, с уставным капиталом в десять тысяч — не повод отказываться, но повод не давать стопроцентную предоплату.
• Картотека арбитражных дел — судится ли поставщик, по каким суммам и в качестве кого. Десяток исков от покупателей о взыскании предоплаты говорит больше, чем любой отзыв.
• Реестр банкротств — сведения о процедурах в отношении контрагента.
• ФНС — данные о задолженности по налогам и о массовом адресе регистрации.

Отдельный вопрос — сертификаты и паспорта качества на сам материал. Это уже не проверка контрагента, а входной контроль при приёмке, и проводится он по факту поставки.

Почему база поставщиков не складывается сама

В компаниях, где снабжением занимается один-два человека, происходит одно и то же.

Переписка с поставщиком идёт в почте, часть — в мессенджере, часть по телефону. Коммерческие предложения приходят в разных форматах и оседают во входящих. Счета уходят в бухгалтерию и живут своей жизнью. Цены запоминаются, потому что снабженец держит их в голове.

Пока человек на месте, система работает. Она даже эффективна: опытный снабженец помнит нюансы, которые ни в какую таблицу не влезут.

Проблема в том, что эта система не масштабируется и не передаётся. Второй объект добавляет второго прораба, третий — второго снабженца, и вот уже два человека независимо звонят одному поставщику и получают разные цены. Ни один не знает, что другой уже договорился о скидке.

И отдельный сценарий, который в строительных компаниях случается регулярно: снабженец уходит. Забирает с собой контакты, договорённости, понимание, кто чем хорош. Новый человек начинает с нуля — обзванивает тех же поставщиков, получает худшие условия, потому что для них он новый покупатель, и полгода восстанавливает то, что уже было. Подробнее о том, из чего вообще складывается эта профессия и почему она так уязвима к текучке, — в материале про то, кто такой снабженец.

Во что это обходится

Прямые потери считаются плохо, но они видны по косвенным признакам:

• закупка «по привычке» у одного поставщика без сравнения, потому что новому нужно объяснять номенклатуру;
• потеря отсрочки при смене сотрудника — оплата возвращается к предоплате;
• повторное наступание на грабли: заказ у поставщика, который уже срывал сроки, потому что в компании об этом никто не помнит;
• невозможность обосновать выбор перед руководством или при проверке.

Как устроить, чтобы история оставалась в компании

Решение не в том, чтобы обязать снабженца вести реестр. Отдельная таблица, которую нужно заполнять сверх основной работы, не выживает дольше двух недель — это проверено в любой компании, где такое пробовали.

История поставщиков должна накапливаться как побочный продукт обычной работы. Снабженец загрузил коммерческое предложение — цена сохранилась. Оформил заказ — условия сохранились. Прораб принял поставку — факт и дата сохранились. Никаких дополнительных действий.

Что это даёт на практике

В AverDoc предложения поставщиков привязываются к позициям заявки и к конкретному объекту, а не лежат отдельными файлами в почте. Когда снабженец собирает конкурентную таблицу по одной закупке, он одновременно пополняет историю цен по каждой позиции.

Дальше эта история работает сама:

• по позиции видно, у кого и почём брали раньше — есть база для торга, а не только текущее предложение;
• видно, какие поставщики участвовали в прошлых закупках и кого выбрали. Если выбран не самый дешёвый вариант, причина остаётся в системе — это снимает вопросы и при внутренней проверке, и при смене руководителя снабжения;
• наименования поставщиков сопоставляются с внутренним справочником, поэтому одна и та же позиция у трёх поставщиков не превращается в три разные строки, и история по ней не разваливается.

Когда снабженец уходит, новый человек открывает объект и видит, как работали раньше: у кого закупали, по каким ценам, на каких условиях, что приезжало вовремя. Передача дел перестаёт быть устным рассказом.

С чего начать без системы

Если переходить на инструмент пока рано, минимальный порядок наводится вручную.

• Заведите один файл поставщиков — не у каждого снабженца свой, а общий. Поля: наименование, ИНН, контактное лицо, что возит, условия оплаты, доставка.
• Фиксируйте цену в момент закупки, а не в конце месяца. Достаточно даты, позиции, поставщика и цены за базовую единицу.
• Отмечайте срывы. Одна строка «обещал 12-го, привёз 19-го» стоит больше, чем любая характеристика поставщика словами.
• Складывайте КП в одну папку по объектам, а не оставляйте в почте.

Этого хватит, чтобы пережить уход сотрудника. Дальше начнётся вопрос трудозатрат: на трёх объектах такой файл ведётся, на восьми — перестаёт.

Посмотрите на готовом примере

В предзаполненной демо-среде AverDoc есть объект с несколькими закупками, предложениями от разных поставщиков и оформленными заказами. Можно открыть позицию и посмотреть, как выглядит накопленная история цен и решений — без настройки и ввода данных.

Открыть демо →