Лимитно-заборная карта: форма М-8, порядок заполнения и бланк в Excel

Что такое лимитно-заборная карта

Лимитно-заборная карта — первичный документ на отпуск материалов со склада, которые расходуются систематически. Её задача двойная: оформить сам факт выдачи и удержать расход в пределах установленного лимита.

В строительстве картой оформляют передачу материалов на объект. Лимит устанавливают заранее — по производственным нормам, смете или ресурсной ведомости. Если лимита не хватает, оформляют его увеличение, а не просто выдают больше.

Карта применима там, где одна и та же позиция уходит на объект регулярно: цемент, раствор, арматура, кирпич, крепёж. Для разовой выдачи нестандартной позиции оформляют требование-накладную — заводить под неё карту смысла нет.

Форма М-8: обязателен ли унифицированный бланк

Типовая межотраслевая форма № М-8 (ОКУД 0315005) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а. С 1 января 2013 года она не обязательна к применению — после вступления в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».

Это означает, что компания вправе:

• использовать унифицированный бланк М-8 без изменений;
• разработать собственную форму карты и закрепить её в учётной политике;
• применять форму из своей учётной программы;
• отказаться от карты и оформлять отпуск материалов другими документами.

На практике М-8 остаётся рабочим вариантом: форма отработана, знакома кладовщикам и бухгалтерии, и к ней не возникает вопросов при проверках. Собственную форму имеет смысл разрабатывать, если в карту нужно добавить поля, которых в М-8 нет, — например, привязку к разделу работ или ответственного за приёмку на объекте.

Кто заполняет карту и в каком порядке

Выписка

Карту выписывают в двух экземплярах на одно наименование материала: один остаётся у склада, второй — у подразделения-получателя. Составляет её плановый отдел, ПТО или снабжение — тот, кто владеет данными о лимите.

Выдача материала

Материал отпускают при предъявлении представителем подразделения своего экземпляра карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенного материала, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру.

Ключевой момент — остаток лимита пересчитывается при каждой выдаче, а не в конце месяца. Именно поэтому карта работает как инструмент контроля, а не как способ задним числом зафиксировать расход.

Закрытие

По исчерпании лимита или по окончании месяца карту закрывают. Оба экземпляра сверяют между собой, подписывают и передают в бухгалтерию.

Связь с отчётом М-29

Лимитно-заборная карта фиксирует, сколько материала выдано. Отчёт о расходе основных материалов в строительстве по форме № М-29 показывает, сколько израсходовано фактически — в сопоставлении с производственными нормами. Форма утверждена Приказом ЦСУ СССР от 24.11.1982 № 613, заполняется начальником участка или прорабом отдельно по каждому объекту и ежемесячно передаётся на проверку в производственно-технический отдел и бухгалтерию.

К отчёту прилагают вторые экземпляры лимитно-заборных карт и требований-накладных, которыми оформлялся отпуск материалов со склада.

Отсюда следует практическое правило: если карты ведутся небрежно, М-29 не на чем строить. Перерасход в отчёте будет виден, а причина — нет.

Где учёт по картам ломается на практике

Проблемы возникают не с самой формой, а на стыках между складом, объектом и снабжением.

• Лимит взят не из того источника. Если карту выписывают по смете, а на объекте работают по изменённой рабочей документации, расхождение обнаруживается при закрытии месяца — когда что-то менять поздно.
• Наименование в карте не совпадает с наименованием в приходе. Материал пришёл от поставщика под одним названием, на склад оприходован под другим, в карту вписан под третьим. Сопоставить приход и расход по такой позиции можно только вручную.
• Карта закрывается раз в месяц. Остаток лимита формально пересчитывается при каждой выдаче, но если карта лежит у кладовщика в бумажном виде, снабженец и ПТО видят её только в конце периода. Решение о дозакупке принимается вслепую.
• Единицы измерения расходятся. Цемент пришёл в тоннах, выдаётся мешками, в норме расхода указан в килограммах. Каждый пересчёт — точка, где появляется ошибка.

Бланк лимитно-заборной карты в Excel

Готовый бланк содержит структуру формы М-8 с автоматическим расчётом остатка лимита по каждой выдаче, справочник материалов с единицами измерения и лист с порядком заполнения.

Файл подходит и для унифицированного варианта, и как основа для собственной формы: колонки можно дополнить под свою учётную политику.

Скачать бланк в Excel

Что можно закрыть до склада

Карта начинается там, где материал уже лежит на складе или на объекте. Но половина проблем с ней родом из более ранних этапов: неверный лимит, расходящиеся наименования, непересчитанные единицы.

AverDoc закрывает контур до этой точки — от потребности по ресурсной ведомости до фактической приёмки на объекте. Наименования поставщиков сопоставляются с внутренним справочником, единицы измерения приводятся к базовой, а по каждой позиции видно: сколько запланировано, заказано и принято.

В результате данные для выписки карты берутся из системы, а не собираются заново: лимит опирается на актуальную потребность, наименование и единица измерения совпадают с приходом, а фактически принятое количество известно на дату поставки, а не на конец месяца.

Посмотрите на готовом примере

В предзаполненной демо-среде AverDoc уже есть объект с ресурсной ведомостью, заказами и приёмками. Можно посмотреть, как выглядит потребность, приход и остаток по каждой позиции — без настройки и ввода данных.

Открыть демо →