Заявка на материалы: как составить, согласовать и передать в снабжение

Заявка на материалы — это точка, где стройка встречается со снабжением. Прораб или мастер знает, что нужно и к какому сроку. Снабженец должен это получить и обработать. На практике между этими двумя людьми — чат, телефонный звонок и Excel-файл с разной степенью заполненности.

Проблема не в людях, а в формате: когда заявка приходит в свободной форме, снабженец тратит время не на закупку, а на уточнение состава, количества и срока. Ниже — как выстроить этот процесс так, чтобы заявка отделу снабжения приходила уже готовой к работе.

Что такое заявка на снабжение и что в ней должно быть

Заявка на снабжение — это внутренний документ, которым прораб, мастер или другой ответственный сотрудник сообщает отделу снабжения о потребности в материалах. Она запускает цепочку: снабженец получает задачу, запрашивает коммерческие предложения, выбирает поставщика и оформляет заказ.

Обязательные поля заявки на материалы

Независимо от формата — бумажный бланк, Excel или система — заявка на приобретение материалов должна содержать:

• объект — для какой стройплощадки или участка нужны материалы;
• наименование — точное название позиции, желательно из справочника;
• количество и единица измерения — без этого снабженец не может запросить цену;
• требуемая дата поставки — чтобы снабженец понимал срочность;
• инициатор — кто подал заявку и кто несёт за неё ответственность.

Если этих полей нет — снабженцу придётся уточнять каждое по отдельности. Именно здесь теряется время.

Дополнительные поля: характеристики и обоснование

Для нестандартных позиций или превышения плановых объёмов в заявке указывают технические характеристики и обоснование. Это нужно не для бюрократии, а для того, кто будет согласовывать: он должен понять, почему запрашивается именно такой материал и в таком количестве.

Как создать заявку на материалы в AverDoc

Вручную или из файла

Заявку можно составить двумя способами. Первый — ввести позиции вручную: начать печатать наименование, и система покажет подходящие позиции из справочника материалов. Если позиция связана с ресурсной ведомостью объекта, это будет видно сразу.

Второй способ — загрузить готовый файл. AverDoc принимает заявки на материалы в любом формате: Excel, PDF, скан, фото рукописного списка или даже скриншот из другой программы. Система распознаёт позиции и сопоставляет их со справочником автоматически.

Как система подсвечивает превышение

Когда заявка на строительные материалы формируется, система сразу сверяет её с ресурсной ведомостью. Если запрошенное количество превышает плановое — позиция подсвечивается красным. Снабженец и согласующий видят это до того, как заявка ушла в работу: можно добавить обоснование или скорректировать объём.

Позиции, которых нет в ресурсной ведомости, помечаются как дополнительные материалы. Они тоже попадут в учёт — просто как внеплановая закупка.

Согласование заявки: маршруты и статусы

Зачем нужен маршрут согласования

Заявка находится на согласовании — это привычный статус, который в большинстве компаний означает «неизвестно, у кого и когда будет ответ». Маршрут согласования решает эту проблему: он заранее определяет, кто и в каком порядке должен одобрить заявку.

В AverDoc можно настроить несколько маршрутов. Например, заявки до определённой суммы согласует только прораб, заявки выше — ещё и руководитель проекта. Или последовательное согласование: сначала технический отдел, потом финансовый.

Как работает согласование в мобильном приложении

Когда заявка отправлена на согласование, ответственный получает push-уведомление на телефон. Он открывает карточку заявки прямо в приложении: там уже есть объект, список позиций с количеством, срок и комментарии инициатора.

Одобрить или отклонить заявку можно с телефона — без входа в браузер и без пересылки файлов. Если заявка отклоняется, причина остаётся в истории. Снабженец видит результат без звонка согласующему: статус заявки обновляется в общей очереди.

Что происходит после согласования

Заявка уходит в работу снабженцу

Как только заявка согласована, статус меняется и снабженец видит её в очереди. Он берёт заявку в работу и отправляет запросы поставщикам — прямо из AverDoc, не переключаясь в почту. Текст запроса формируется автоматически на основе позиций заявки: наименования, количество, единицы измерения и адрес объекта для доставки.

Связь заявки с заказом и ресурсной ведомостью

После выбора поставщика и создания заказа заявка остаётся связана с ним. В реестре заявок на материалы видно: какие заявки обработаны, по каким идёт поставка, где ещё нет предложений. Руководитель видит полный статус без отдельного отчёта.

Когда материалы поступают на объект и прораб фиксирует приёмку, остаток потребности в ресурсной ведомости обновляется автоматически.

Регламент подачи заявок: как зафиксировать правила

Даже хорошая система не поможет, если у разных прорабов разные привычки подавать заявки. Регламент подачи заявок в отдел снабжения — это короткий внутренний документ, который отвечает на три вопроса:

• когда подавать заявку (за сколько дней до нужной даты поставки);
• как заполнять (обязательные поля, справочник наименований);
• кто согласовывает и в какой срок.

Когда регламент есть и система его поддерживает, снабженец перестаёт быть диспетчером между прорабами и поставщиками — он занимается собственно закупкой.

Посмотрите на готовом примере в демо

В предзаполненной демо-среде AverDoc уже есть несколько заявок на разных этапах: новая, на согласовании, в работе. Можно открыть любую, посмотреть на маршрут согласования и проследить, как заявка превращается в заказ поставщику — без настройки и ввода данных.

Открыть демо →