Закупки без 1С: что остаётся в бухгалтерии, а что ведут отдельно

Когда в строительной компании заходит разговор об автоматизации снабжения, первым предложением обычно звучит доработка 1С. Логика понятная: система уже куплена, бухгалтерия в ней работает, данные о поставщиках и материалах там же.

Дальше начинается то, что повторяется почти в каждом проекте. Доработка затягивается, прорабы в систему не заходят, а снабженец продолжает вести свою таблицу параллельно.

О терминах. Закупка — это приобретение материала у поставщика: выбор, заказ, оплата. Снабжение шире: оно включает расчёт потребности объекта, заявки прорабов, закупку и приёмку на площадке. В статье речь идёт о снабжении целиком, поскольку разделить его с бухгалтерским контуром можно только полностью.

Что 1С закрывает хорошо

Претензий к бухгалтерскому контуру нет, и отказываться от него незачем. 1С уверенно закрывает оприходование материалов, взаиморасчёты с поставщиками, НДС, складской учёт, инвентаризацию и отчётность. Учёт материалов в строительстве в 1С 8.3 ведут тысячи компаний, и для бухгалтерских задач этого достаточно.

Сложности возникают там, где от системы начинают ждать управления снабжением, а не учёта его результатов.

Где 1С не помогает снабжению

Прораб в системе не работает

Заявка на материалы рождается на объекте. Чтобы она попала в 1С, прораб должен получить лицензию, доступ и обучение, а затем открывать учётную программу ради одного действия в день. На практике он продолжает писать в чат, а заявку в систему заносит снабженец — то есть ручная работа не исчезает, а перемещается.

Сбор предложений поставщиков не укладывается в учётную логику

1С строилась вокруг документа. Коммерческое предложение документом в бухгалтерском смысле не является: это черновик, один из нескольких вариантов, который может не превратиться ни во что. Сравнение трёх предложений по одинаковым позициям, пересчёт единиц измерения и фиксация выбора в учётной системе реализуются только доработкой.

Данные появляются после события

Бухгалтерская запись возникает, когда документ дошёл до бухгалтерии. Снабженцу информация нужна раньше: что заказано, что едет, что приехало частично. Эти состояния в бухгалтерском контуре не предусмотрены, потому что для отчётности они не нужны.

Как разделить контуры

Разделение контуров не означает отказ от бухгалтерской системы. Речь о разделении задач между двумя программами.

Граница проходит по моменту оприходования. До него работает снабжение: потребность, выбор поставщика, заказ, фактическая приёмка. После — бухгалтерия: документ, проводка, расчёт с поставщиком.

Что это даёт на практике

Снабженец перестаёт ждать доработок: инструмент под его задачи настраивается справочниками и ролями, а не программистом. Прораб подаёт заявку с телефона и фиксирует приёмку на площадке, не получая доступа к учётной системе. Бухгалтерия продолжает работать как работала, получая на вход те же первичные документы.

Подробнее о том, какие данные собирает снабжение помимо бухгалтерских, — в материале про учёт закупок в строительстве.

Когда разделение не нужно

Держать два контура имеет смысл не всем. Если объект один, снабжением занимается тот же человек, что ведёт учёт, а поставщиков меньше десяти — доработка 1С или даже таблица справятся.

Разделение окупается, когда в снабжении участвуют разные люди с разными задачами: прораб на объекте, снабженец в офисе, руководитель с вопросами по бюджету. Подробнее о выборе между классами решений — в материале о том, как выбрать программу для снабжения.

Посмотрите на готовом примере

В предзаполненной демо-среде AverDoc есть объект с ресурсной ведомостью, заявками, предложениями поставщиков, заказами и приёмками. Можно посмотреть, как выглядит контур снабжения отдельно от бухгалтерского, — без настройки и ввода данных.

Открыть демо →