Сравнение коммерческих предложений поставщиков: как провести анализ КП без ручной таблицы

Поставщики редко присылают коммерческие предложения в одинаковом виде. Один присылает таблицу Excel, второй — скан счёта, третий называет цену в письме. В результате снабженец переносит данные в сводную таблицу вручную, сопоставляет позиции, которые у каждого поставщика называются по-своему, и отдельно отмечает условия доставки. При каждой новой версии предложения таблицу приходится обновлять заново.

Это не проблема конкретного снабженца — это системная особенность работы с несколькими поставщиками. Решается она не ускорением ручных операций, а переносом сравнения в одну среду.

Что такое анализ коммерческих предложений и зачем он нужен

Анализ коммерческих предложений — это сравнение предложений от нескольких поставщиков по одной закупке: цена, количество, условия доставки, срок оплаты, наличие всех позиций. В строительном снабжении такой анализ называют конъюнктурным анализом коммерческих предложений (КАЦ) — он обязателен, когда нужно обосновать выбор поставщика перед руководством или заказчиком.

Почему минимальная цена — не всегда лучший выбор

Ошибка, которую допускает почти каждая ручная сводная таблица: в ней сравнивают только цену позиции. Но на итоговую стоимость закупки влияет больше параметров:

• стоимость доставки — у одного поставщика она включена, у другого добавляется отдельно;
• срок оплаты — постоплата на 30 дней принципиально отличается от предоплаты;
• наличие всего ассортимента — дешевле закрыть заявку у одного поставщика, чем дробить на троих;
• сроки поставки — если материал нужен к понедельнику, поставщик с ценой на 5% ниже, но со сроком «две недели», не подходит.

Конкурентный лист поставщиков, построенный только по цене, даёт ложную уверенность в оптимальном выборе.

Как распознать и загрузить КП от поставщика в систему

Распознавание счетов и коммерческих предложений

Коммерческие предложения поступают в разных форматах: Excel-таблица, PDF-счёт, скан, фото. AverDoc распознаёт входящие КП и счета от поставщиков — позиции, количество, цены и единицы измерения извлекаются автоматически и подставляются в сравнительную таблицу.

Это снимает самую трудоёмкую часть работы: снабженцу не нужно вручную переносить данные из письма в таблицу и следить за тем, что ничего не пропущено.

Нормализация единиц измерения и наименований

Разные поставщики называют одну и ту же позицию по-разному: «арматура А500С д12», «арматура рифлёная 12мм», «ст. арм. ф12». При ручном сравнении снабженец проверяет это сам. В AverDoc позиции сопоставляются с исходным перечнем заявки — снабженец видит, какой поставщик предложил именно то, что нужно, а не похожее название.

Сравнение КП поставщиков: как устроена таблица в AverDoc

Сравнение начинается с исходных позиций заявки на снабжение. Для каждой позиции зафиксированы наименование, количество и единица измерения. Коммерческие предложения поставщиков привязываются к этим же позициям — не существуют отдельными файлами.

Что видно в таблице сравнения

По каждой позиции снабженец видит предложения всех поставщиков в одной строке:

• цена за единицу и итоговая сумма по позиции;
• стоимость доставки и условия оплаты;
• срок поставки;
• наличие позиции у поставщика.

Снабженец выбирает лучшее предложение по каждой позиции и видит итоговую стоимость закупки — не по одному поставщику, а по всей заявке целиком с учётом разбивки.

Шаблон сравнения КП поставщиков в Excel

Если пока сравниваете предложения вручную, возьмите готовый шаблон. В нём уже заложены формулы, которые закрывают главную ошибку ручного сравнения — когда поставщики прислали цены в разных единицах, и их сопоставляют «на глаз».

Что внутри:

• сравнение до трёх поставщиков по одним и тем же позициям;
• автоматический пересчёт цены в вашу базовую единицу, если поставщик прислал её за упаковку, мешок или тонну;
• учёт НДС и стоимости доставки в итоговой цене за единицу;
• подсветка лучшей цены в строке и расчёт экономии в рублях;
• лист «Как пользоваться» с пошаговой инструкцией и примером расчёта коэффициента.

Скачать шаблон в Excel

Несколько раундов переговоров

Поставщики часто присылают скорректированные цены после первого запроса. В AverDoc все раунды изменений остаются в истории: видно, что было в первом КП, что изменилось после переговоров и какой вариант в итоге выбрали.

Сравнение закрывает одну закупку. О том, как накапливать историю цен и решений по всем поставщикам, — отдельно.

Как зафиксировать выбор поставщика и передать данные в заказ

История выбора остаётся в системе

После того как снабженец отметил выбранные позиции, решение фиксируется в системе. Согласующий видит тот же контекст, что и снабженец: полученные КП, раунды изменений, итоговый выбор с обоснованием. Решение не нужно объяснять отдельным письмом.

Это особенно важно при проверке закупки руководством или при смене снабженца: вся история анализа коммерческих предложений поставщиков сохранена и доступна.

От выбора КП — к заказу поставщику без повторного ввода

После утверждения выбора данные переходят в заказ поставщику автоматически: позиции заявки, выбранное предложение, цены, условия и ожидаемая дата поставки остаются связанными. Снабженцу не нужно переносить данные из таблицы сравнения в отдельный документ заказа.

Запрос КП поставщикам прямо из системы

Чтобы получить предложения, снабженец отправляет запрос поставщикам прямо из AverDoc — не переключаясь между почтой и системой. Запрос формируется на основе позиций заявки: поставщик получает структурированный перечень того, на что нужно дать цену.

Это решает ещё одну типичную проблему: когда запрос отправляется вручную в свободной форме, каждый поставщик отвечает по-своему. Когда запрос структурирован — ответы легче привести к единой таблице сравнения.

Посмотрите на готовом примере

В AverDoc есть предзаполненная демо-среда: реальная заявка с несколькими позициями и КП от трёх поставщиков уже загружены. Можно открыть таблицу сравнения, выбрать позиции и увидеть, как формируется заказ — без настройки и ввода данных.

Посмотреть демо →