Переход на ЭТрН с 1 сентября 2026: что изменилось и как подготовиться

С 1 сентября 2026 года бумажная транспортная накладная не подтверждает перевозку для большинства грузов — её должна заменить электронная транспортная накладная (ЭТрН). Изменение касается не только логистических компаний: подключиться к электронному документообороту перевозок нужно и тем, кто просто заказал доставку стройматериалов на объект или разовую перевозку воды для кулера в офис.

Что меняется с 1 сентября 2026 года

Оформлять перевозку на бумаге после этой даты можно только в случаях, прямо перечисленных в приказе Минтранса, и если иное не предусмотрено договором перевозки:

• перевозки спецгрузов военного назначения;
• перевозки для личных нужд физических лиц;
• случаи, когда грузоотправитель и грузополучатель — одно и то же лицо.

Во всех остальных случаях нужна ЭТрН — электронный документ, который участники перевозки не передают друг другу целиком, а заполняют каждый свою часть и подписывают усиленной электронной подписью. Основание — законы от 04.08.2026 № 302-ФЗ, от 07.06.2025 № 140-ФЗ и приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262.

Риск для бухгалтерии без электронной накладной — не формальность. Без ЭТрН налоговая вправе снять транспортные расходы и поставить под сомнение саму реальность перевозки (п. 1 ст. 252 НК РФ), что означает отказ в вычете НДС и доначисление налога на прибыль по сделке.

Кто участвует в обмене и что проверяют контролирующие органы

В перевозке участвуют грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и водитель; при необходимости — экспедитор. Все данные о перевозке попадают в ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов, откуда доступны ФНС, ГИБДД, Ространснадзору и другим ведомствам (постановление Правительства от 03.03.2022 № 281).

Обмениваться ЭТрН можно только через операторов, включённых в реестр Минтранса. Операторов электронного документооборота в целом на рынке около полусотни, но аккредитацию именно на работу с ЭТрН имеют не все — это стоит уточнить отдельно, а не исходить из того, что текущий оператор ЭДО для счетов и УПД автоматически подойдёт и для накладных.

Что нужно подготовить технически

Для обмена ЭТрН каждому участнику нужны:

• электронная подпись — УКЭП или УНЭП через «Госключ» для ответственных сотрудников, при подписании представителем дополнительно нужна МЧД; водителю для подтверждения погрузки и выгрузки достаточно простой электронной подписи (ПЭП) в мобильном приложении;
• GUID — технический идентификатор компании в системе электронного документооборота. Грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель должны обменяться своими GUID заранее, иначе система просто не доставит файлы обмена нужному адресату;
• техническая готовность точек погрузки и разгрузки — интернет и компьютер для подписания, а водителю — смартфон;
• актуальные справочники — данные о грузе, местах погрузки и выгрузки, водителях, транспорте и контрагентах. Неверные данные — частая причина отказов со стороны ГИС ЭПД ещё до того, как встанет вопрос подписи.

Порядок перехода: 5 шагов

1. Планирование. Подключить логистов, юристов, финансовый отдел и ИТ. Определить текущие сценарии перевозок и роли в них, кто и как подписывает документы сейчас, ранжировать контрагентов по объёму сделок и проверить, зарегистрированы ли экспедиторы, с которыми работает компания, в ГосЛог — без регистрации работать с ними нельзя.

2. Техническая подготовка. Выбрать оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса, определить тип электронной подписи для ответственных сотрудников и обеспечить их подписью, МЧД и техническими средствами.

3. Обследование. Определить, как именно подключаться — через веб-интерфейс оператора (подходит при небольшом количестве перевозок, даёт быстрый старт), коробочную версию или интеграцию учётной системы через модуль 1С, API или коннекторы. Спроектировать, как оформление ЭТрН свяжется с внутренним учётом, включая бухгалтерию.

4. Внедрение и тестирование. Заключить договор с оператором, протестировать весь цикл — создание, подписание, приёмку — с лояльными контрагентами и обязательно в разных ролях: как отправитель, получатель и перевозчик.

5. Масштабирование. Пригласить остальных контрагентов к обмену ЭТрН по заранее определённой очерёдности, подписать с ними допсоглашения о новом порядке документооборота.

Где обычно теряют время и деньги при переходе

Несколько организационных моментов не очевидны заранее и становятся проблемой уже после запуска.

Порядок подписания нужно пересобрать, а не скопировать с бумаги. ЭТрН нельзя донести директору на подпись потом, как было с бумажной накладной. Если электронная подпись лежит на токене у бухгалтерии, которая работает по графику 5/2, а водитель приехал на погрузку вечером пятницы, поставка зависает. Нужно заранее определить порядок подписания на нестандартное время — отдельного ответственного, диспетчера или функцию отложенного подписания у оператора.

Данные между системами синхронизируются не мгновенно. Если водитель сменил права или фамилию, а системы обмениваются данными раз в 48 часов, в документе будут устаревшие сведения. Это стоит закладывать в срок обновления данных, а не считать разовым сбоем.

Сценарии перевозки различаются, и сотрудников нужно обучать под каждый. Водитель, который всегда возил груз одному получателю по стандартному сценарию, получал один QR-код на весь рейс. При доставке нескольким получателям одного кода уже недостаточно — без инструкции под конкретный сценарий возникают ошибки в документах и вопросы у ГИБДД.

Ещё один срок: регистрация перевозчиков в ГосЛог

До 31 марта 2027 года все перевозчики с автомобилями грузоподъёмностью более 3,5 тонны обязаны зарегистрироваться в ГосЛог через Госуслуги. Компании, которые работают только с привлечённым или арендованным транспортом, стоит заранее уточнить этот статус у перевозчика — без регистрации ему могут запретить работать.

Что планируется изменить дальше

Часть изменений пока в статусе планов, а не действующих правил, и опираться на них раньше времени не стоит: обмен черновиками ЭТрН для исключения ошибок до подписания, обмен ЭПД без отдельных приглашений, возможность вести «чёрный список» контрагентов и расширение перечня случаев, когда допустима бумажная накладная — в том числе обсуждается перевозка стройматериалов к объекту строительства. Пока это не закреплено нормативно, компании стоит исходить из правил, которые действуют с 1 сентября 2026 года.

Что из этого делает AverDoc, а что остаётся другим инструментам

AverDoc не оформляет и не обменивается ЭТрН — эта задача решается через аккредитованного оператора ИС ЭПД, и подменять его не нужно. AverDoc привязывает уже готовый комплект закрывающих документов — накладную, УПД, счёт-фактуру, в том числе транспортную накладную — к конкретному заказу и приёмке и показывает, получены документы по поставке или нет. Как устроен этот контроль — в материале про закрывающие документы от поставщика, а в целом порядок перехода на электронный документооборот в строительной компании — в статье про ЭДО в строительстве.

Как заполняется сама ЭТрН по шагам, какие роли что подписывают и какие сценарии оформления бывают — в материале про заполнение ЭТрН: титулы, роли и сценарии.