Электронный документооборот в строительстве: что переводят в ЭДО первым

Строительная компания ведёт документооборот сразу по трём направлениям: с заказчиком, с поставщиками и внутри себя. Переход на электронный документооборот в каждом направлении идёт своим темпом и упирается в разные препятствия.

Но общая картина редко складывается: компания подключает ЭДО для бухгалтерии, а снабжение продолжает получать накладные фотографиями в мессенджере.

Три контура документооборота

С заказчиком

Акты КС-2 и КС-3, исполнительная документация, переписка по объекту. Состав и порядок оформления документов здесь задают нормативы и условия договора подряда.

Переход зависит не от подрядчика, а от заказчика: если он принимает документы на бумаге с синими печатями, подрядчик подстраивается.

С поставщиками

Счета, товарные накладные, универсальные передаточные документы (УПД), счета-фактуры, акты сверки. Направление, где подрядчик теряет больше всего времени, и где у него больше свободы действий.

Препятствие здесь в разнородности контрагентов. Крупный поставщик работает через оператора ЭДО, региональный поставщик отправляет скан на почту, а частный перевозчик привозит бумагу и уезжает.

Внутренний

Заявки на материалы, согласования, служебные записки, поручения. Формально документами в юридическом смысле не являются, поэтому переводятся в электронный вид проще всего — не требуется ни оператор ЭДО, ни электронная подпись.

При этом ручной работы здесь не меньше, чем во внешнем контуре: заявка, прошедшая через чат, почту и таблицу, занимает у снабженца не меньше времени, чем обработка накладной.

С чего начинают на практике

Порядок определяется не важностью документов, а тем, где переход зависит только от самой компании.

Первым переводят внутренний контур. Заявки прорабов и их согласование не требуют юридически значимого обмена. Достаточно, чтобы заявка на материалы существовала как структурированная запись с объектом, позициями, количеством и сроком, а не как сообщение в чате.

Вторым — приём документов от поставщиков. Здесь нужен не полноценный ЭДО, а приведение входящих документов к единой структуре: счёт, накладная и УПД привязываются к конкретному заказу независимо от того, в каком виде пришли. О том, как устроен контроль их получения, — в материале про закрывающие документы от поставщика.

Третьим — юридически значимый обмен через оператора. Шаг требует согласия контрагента и настройки на обеих сторонах, поэтому охватывает только часть поставщиков.

Почему привязка документа к заказу важнее формата

Документ, пришедший через оператора ЭДО, лежит в системе оператора. Документ, пришедший на почту, лежит в почте. С точки зрения снабженца разница невелика: в обоих случаях связь с конкретной поставкой нужно устанавливать вручную.

Задача, которую нужно решить ещё до перехода на ЭДО, — связать документ с заказом и приёмкой. Когда накладная относится к конкретной поставке по конкретному объекту, снабженец видит, по каким заказам документы получены, а по каким нет, и не ведёт для этого отдельный реестр.

Переход на юридически значимый обмен эту задачу не отменяет и не решает. Он убирает бумагу, но не выстраивает связь между документом и закупкой.

Что делать, пока часть поставщиков на бумаге

Полный переход в обозримом будущем маловероятен: строительный рынок включает множество мелких поставщиков, для которых абонентская плата оператору и настройка обмена не окупаются при таких объёмах поставок.

Рабочая схема выглядит так: юридически значимый обмен — с поставщиками, уже подключёнными к оператору ЭДО; для остальных — фиксация факта поставки в момент разгрузки, когда приёмка оформляется на площадке, а бумажный документ догоняет её позже. Данные о поставке при этом появляются в учёте в день события, а не в день, когда накладная доехала до офиса.

Такой подход снимает основную потерю времени независимо от того, в каком виде придёт сам документ.

Посмотрите на готовом примере

В предзаполненной демо-среде AverDoc есть объект с заказами у нескольких поставщиков, приёмками и привязанными к ним документами. Можно посмотреть, как выглядит связь документа с конкретной поставкой, — без настройки и ввода данных.

Открыть демо →