Реестр счетов на оплату: как вести и что обязательно хранить

Поставщик выставил счёт повторно, потому что не увидел оплату вовремя. Бухгалтерия оплатила — а неделю назад уже прошёл платёж по тому же самому счёту, просто с других реквизитов. Второй сценарий: проверка запросила счёт на оплату за позапрошлый год, а он не сохранился, потому что казался неважной бумажкой по сравнению с накладной. Оба случая — следствие одной и той же путаницы: разные документы по одной поставке хранят по разным правилам, хотя кажется, что правило одно.

Что такое реестр счетов на оплату

Реестр счетов на оплату — это систематизированный список всех выставленных счетов с суммой, контрагентом, сроком и статусом платежа. Задача реестра не бухгалтерская, а управленческая: дать единую точку, по которой видно, что ожидает оплаты, что просрочено и что уже закрыто, — вместо того чтобы искать ответ в почте или у бухгалтера.

Без реестра типичная проблема — задвоение платежа: один и тот же счёт оплачивают два раза, потому что его не узнали среди множества файлов, или потому что поставщик прислал тот же счёт повторно, а в компании не сверили номер с уже оплаченными. Расследовать такую ошибку постфактум — кто пропустил, была ли это ошибка или злой умысел — дороже, чем один раз свести счета в общий список.

Счёт на оплату — не первичный документ

Здесь и начинается путаница, которая определяет всё остальное. Счёт на оплату выражает намерение получить деньги за сделку — он не фиксирует факт хозяйственной операции и по умолчанию не относится к первичным учётным документам в смысле статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ. Поэтому для него не действуют ни обязательный перечень реквизитов, ни установленный законом срок хранения, которые есть у первички.

Исключение — если счёт используют вместо акта оказания услуг и включают в него все обязательные реквизиты первичного документа из части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. В этом случае счёт фактически становится первичным документом и подчиняется тем же правилам хранения, что и остальная первичка.

А вот документы, которые сопровождают ту же поставку, — другое дело:

• накладная или УПД — первичный документ, подтверждает факт передачи материала;
• счёт-фактура — нужна для вычета НДС, отдельный документ налогового учёта;
• акт — подтверждает выполнение работ или услуг.

Какие из них собирают именно по строительным материалам — в материале про закрывающие документы от поставщика.

Сколько что хранить

Первичные документы, бухгалтерские регистры и отчётность хранят не менее пяти лет после отчётного года — это прямо установлено пунктом 1 статьи 29 Закона № 402-ФЗ. Срок отсчитывают не от даты документа, а от конца того отчётного года, в котором он использовался.

Счёт на оплату в этот периметр обязательной пятилетки не попадает, если не заменяет акт. Но хранить его всё же стоит — по двум причинам, не связанным с бухгалтерским законодательством напрямую. Во-первых, общий срок исковой давности по Гражданскому кодексу — три года (статья 196 ГК РФ), и счёт может понадобиться, чтобы подтвердить условия оплаты в споре с поставщиком. Во-вторых, без счёта сложнее сопоставить платёж с конкретной поставкой постфактум, если в банковской выписке платёж подписан расплывчато.

Что проверить перед тем, как занести счёт в реестр

Сам счёт ничего не доказывает в отрыве от остальных документов по этой же поставке. Прежде чем вносить его в реестр и ставить в очередь на оплату, стоит сверить три вещи:

1. Соответствует ли счёт заказу — та же номенклатура, количество и цена, что согласованы с поставщиком.
2. Есть ли закрывающие документы по этой поставке — накладная, УПД, счёт-фактура. Оплата без них создаёт риски при налоговой проверке.
3. Нет ли такого счёта среди уже оплаченных — сверка по номеру и дате, а не только по сумме: суммы у разных поставок могут случайно совпасть.

Именно третий пункт закрывает большинство случаев задвоения — его чаще всего пропускают при ручной сверке по файлам, а не по единому списку.

Как это устроено в AverDoc

AverDoc не ведёт реестр оплаты счетов и не заменяет эту функцию бухгалтерии — платежи и сверки с поставщиками по принципу разделения контуров остаются в 1С, подробнее об этом в материале про закупки без 1С.

Что AverDoc делает — закрывает контур до этого момента: закрывающие документы привязываются к конкретному заказу и приёмке, и по каждой поставке видно, собраны они или нет. Это снимает именно ту проблему, из-за которой счета оплачивают без документов или путают, какая поставка к какому счёту относится, — к моменту, когда счёт передают в 1С на оплату, привязка к заказу, накладной и приёмке уже существует, и свести их вручную не нужно.

Посмотрите на готовом примере

В предзаполненной демо-среде AverDoc есть заказы с приёмками и привязанными документами. Можно открыть любую поставку и увидеть, как устроена привязка документов к заказу, — без настройки и ввода данных.

Открыть демо →