Заявка на материалы: образец заполнения и бланк в Excel

Унифицированной формы заявки на материалы нормативными документами не установлено. В отличие от лимитно-заборной карты или карточки учёта материалов, заявка остаётся внутренним документом: состав реквизитов компания определяет сама и закрепляет в своём регламенте.

Свобода здесь работает против компании чаще, чем на неё. Заявка без единицы измерения или без срока поставки возвращается на уточнение, и закупка сдвигается на день-два. Ниже — состав полей, который снимает большую часть таких возвратов.

Какие поля должны быть в заявке

Пять обязательных

Объект. Название, титул или адрес площадки. Без привязки к объекту заявку невозможно отнести ни к бюджету, ни к ресурсной ведомости.

Наименование материала. Точное, с маркой, размером и обозначением стандарта: «Арматура А500С ⌀12, ГОСТ 34028-2016», а не «арматура 12». Чем точнее формулировка, тем меньше уточняющих звонков снабженца и тем проще потом сопоставить предложения поставщиков.

Единица измерения. Разнобой «шт / штук / шт.» и расхождение между тоннами и килограммами приводят к ошибкам при пересчёте цен.

Количество. Конкретное число, а не «по потребности».

Требуемая дата поставки. Дата, а не слово «срочно». Когда срочны все заявки, не срочна ни одна.

Какие поля добавляют

Эти реквизиты не обязательны, но каждый из них снимает отдельный класс вопросов:

• артикул или номенклатурный номер — связывает позицию с внутренним справочником материалов;
• вид работ или участок — показывает согласующему, под что запрашивается материал;
• место доставки — нужно, когда на объекте несколько точек разгрузки;
• примечание — допустимые аналоги, требования к разгрузке, обоснование внеплановой позиции;
• основание — ресурсная ведомость или внеплановая потребность.

Последнее поле заслуживает внимания отдельно. Когда в заявке указано, что позиция запрашивается сверх ресурсной ведомости, и названа причина, согласующий не выясняет её по телефону.

Образец заполнения заявки

Фрагмент заполненной заявки на отделочные работы:

Разберём, что здесь сделано правильно.

Наименования приведены с маркой и обозначением стандарта — снабженец запросит цены, не уточняя, какая именно сетка требуется. Даты разнесены: позиции для штукатурки стен нужны к 18 сентября, для откосов — к 21-му, и снабжение расставит приоритеты само. По второй позиции назван допустимый аналог: если сетки 20×20 у поставщиков не окажется, закупка не встанет. По пятой указано, что позиция внеплановая, и названа причина.

Бланк заявки на материалы в Excel

Готовый файл содержит:

• чистый бланк на 25 позиций с титульным блоком и строками подписей;
• лист с образцом заполнения — тем же, что разобран выше;
• справочники объектов и единиц измерения с выпадающими списками;
• лист с пояснением, как заполнять каждое поле;
• настройки печати: альбомная ориентация, подгонка по ширине, повтор шапки таблицы на каждой странице.

Скачать бланк заявки на материалы (Excel)

Лист с образцом можно удалить перед выдачей бланка в работу или оставить — на практике прорабы чаще смотрят на пример, чем читают инструкцию.

Кто подаёт, согласовывает и принимает заявку

Форма решает половину задачи. Вторая половина — распределение ролей: пока неясно, кто согласует очередную заявку, она зависает между объектом и офисом.

Таблицу стоит адаптировать под свою компанию и закрепить в регламенте. Порог суммы, выше которого требуется дополнительное согласование, обычно задают отдельно.

Подробнее о маршрутах согласования и о том, что происходит с заявкой после передачи в снабжение, — в материале о том, как составить и согласовать заявку на материалы.

Заявка на материалы и заявка на выдачу со склада

Два документа часто путают, хотя они относятся к разным операциям.

Заявка на материалы адресована снабжению: материала на объекте нет, его нужно закупить.

Заявка на выдачу материалов со склада адресована кладовщику: материал уже есть, требуется его отпустить. Такой отпуск оформляют требованием-накладной, а при систематической выдаче — лимитно-заборной картой, которая дополнительно удерживает расход в пределах лимита. Документы на сам отпуск материала — ведомость выдачи и форма М-11.

Бланк из этой статьи предназначен для первого случая.

Когда бланка перестаёт хватать

Заполненный бланк решает задачу на уровне одной заявки. Сложности начинаются, когда заявок становится много.

Дублирование. Два прораба с разных участков запрашивают одну позицию, не зная друг о друге. В бумажном обороте это обнаруживается после того, как материал приехал дважды.

Потеря статуса. Прораб отдал заявку и не знает, что с ней: собраны ли цены, размещён ли заказ, когда ждать поставку. Выяснение занимает звонок, а звонков за день набирается несколько.

Разрыв с приёмкой. Заявка живёт отдельно от того, что фактически приехало. Остаток по частично исполненной заявке нигде не фиксируется.

В AverDoc заявка остаётся связанной с заказом и приёмкой: прораб подаёт её с телефона, видит статус без звонков, а после фиксации приёмки на площадке остаток к допоставке пересчитывается автоматически. Повторный запрос уже заказанной позиции при этом виден сразу — система сопоставляет её с ресурсной ведомостью объекта.

Посмотрите на готовом примере

В предзаполненной демо-среде AverDoc есть объект с заявками на разных этапах, заказами у нескольких поставщиков и приёмками. Можно открыть любую заявку и проследить её путь до поставки — без настройки и ввода данных.

Открыть демо →