Бюджет стройки: как контролировать перерасход до конца объекта

Перерасход бюджета объекта редко возникает одномоментно. Он складывается из десятков мелких превышений: позицию купили дороже плановой цены, объём вырос против сметы, срочную поставку взяли у первого согласившегося поставщика. Каждое отклонение по отдельности выглядит незначительным, а суммарный результат обнаруживается при закрытии месяца, когда изменить уже ничего нельзя.

Речь о бюджете одного объекта, а не о бюджетировании строительной компании в целом — свод по нескольким объектам устроен иначе и остаётся отдельной задачей руководителя.

Задача контроля бюджета состоит не в том, чтобы точно посчитать перерасход по факту. Её смысл — увидеть отклонение, пока объект ещё строится.

Почему отчётность показывает перерасход поздно

Бухгалтерские данные формируются по мере поступления документов. Материал приехал на объект в начале месяца, накладная дошла до бухгалтерии через неделю, проводка появилась ещё через несколько дней. К моменту, когда цифра попала в отчёт, прошло от двух недель до полутора месяцев.

Для отчётности такая задержка нормальна. Для управления объектом она критична: решение о закупке принимают сегодня, а данные для него приходят через месяц.

Вторая причина запаздывания — момент признания затрат. Бухгалтерия фиксирует расход, когда материал оприходован. Но деньги компании связываются раньше: в момент, когда снабженец разместил заказ у поставщика. Между размещением заказа и оприходованием проходят недели, и всё это время сумма обязательств в отчётности не отражается.

Три величины, которые нужно видеть одновременно

Чтобы видеть реальную картину, по каждой позиции нужно различать три величины.

Запланировано. Плановая стоимость позиции: количество по ресурсной ведомости, умноженное на плановую цену. Источник плановой цены — смета, прайс поставщика или цена предыдущей закупки.

Законтрактовано. Сумма размещённых заказов. Деньги ещё не ушли со счёта, но компания уже приняла на себя обязательство. Именно эта величина отсутствует в бухгалтерском учёте до момента поставки, и именно из-за неё картина расходится с реальностью.

Израсходовано. Сумма принятых на объект материалов. Здесь бухгалтерский и управленческий учёт сходятся, хотя и с разницей во времени.

Сопоставление трёх величин отвечает на вопрос, который обычно задают в конце месяца: если сложить израсходованное с законтрактованным и сравнить с планом, видно, укладывается объект в бюджет или уже вышел за него.

План-факт по объекту: как строится

План-факт строительства ведут на уровне позиций, а не общей суммы. Итоговая цифра «потрачено 8,4 млн против плановых 8,1 млн» показывает наличие проблемы, но не её источник.

По каждой позиции сравнивают количество и цену — плановые значения с фактическими.

Количество: сколько заложено в ресурсную ведомость против того, сколько заказано и принято. Расхождение означает либо ошибку в проектных объёмах, либо перерасход на площадке, либо закупку сверх потребности.

Цена: плановая стоимость единицы против фактической цены закупки. Здесь вскрывается основная часть отклонений.

Откуда берутся отклонения по цене

Причины повторяются от объекта к объекту:

• срочная закупка. Материал понадобился внезапно, времени на сбор предложений нет, берут у того, кто готов отгрузить завтра;
• устаревшая плановая цена. Смета составлена полгода назад, за это время цены выросли;
• разные единицы измерения. Поставщик дал цену за упаковку, в ведомости стоят штуки, при пересчёте ошиблись. О том, как этого избежать, — в материале про сопоставление номенклатуры и нормализацию единиц;
• закупка без сравнения. Взяли у привычного поставщика, не запросив альтернативы. Систематический характер такие закупки приобретают там, где не ведётся история цен по поставщикам.

Первые две причины относятся к обстоятельствам, две последние — к организации процесса, и они устранимы.

Остаток потребности как ориентир на будущее

План-факт показывает прошлое: что уже закуплено и по какой цене. Для прогноза нужна ещё одна величина — остаток потребности: сколько материалов предстоит закупить до завершения объекта.

Умножив остаток на актуальные цены, руководитель получает прогноз затрат до конца стройки. Сравнение этого прогноза с нераспределённой частью бюджета и отвечает на вопрос, хватит ли денег.

Контроль остатка потребности при этом решает и вторую задачу — предотвращает повторные закупки. Когда прораб не видит, что позиция уже заказана, он запрашивает её снова.

Управленческий учёт в строительной компании: что показывать руководителю

Управленческий учёт в строительстве обычно выстраивают вокруг объектов, а не вокруг компании в целом. Решения руководитель принимает по каждой площадке отдельно: где притормозить закупки, где перебросить материал, где пересмотреть поставщика.

Минимальный набор показателей по объекту выглядит так:

Шесть строк закрывают большую часть управленческих вопросов по материалам. Последние две стоят в таблице рядом не случайно: просроченная поставка сама по себе бюджет не портит, но часто становится причиной той самой срочной докупки по завышенной цене. Дашборд строительного объекта, перегруженный десятками метрик, обычно перестаёт открывать через месяц после внедрения — этих шести достаточно.

Управленческий учёт в Excel: где предел

Таблицы справляются с задачей, пока объект один. С появлением второго возникает выбор: вести два файла и потерять сводную картину или объединить их и усложнить каждое обновление.

Отдельная сложность — актуальность. План-факт, собранный вручную, отражает состояние на дату последнего обновления. Если снабженец сводит данные раз в неделю, руководитель принимает решения по цифрам недельной давности, а при поставках, идущих ежедневно, за неделю картина меняется существенно.

Как контроль устроен в AverDoc

Плановая цена задаётся при формировании ресурсной ведомости объекта. Когда поступают счета и коммерческие предложения поставщиков, система сопоставляет фактическую цену с плановой, и превышение видно сразу, а не по итогам периода.

Поскольку заявки, заказы и приёмки связаны в одну цепочку, законтрактованная сумма считается с момента размещения заказа, израсходованная — с момента фиксации приёмки прорабом на площадке. По объекту доступны плановые, законтрактованные и фактически потраченные суммы, без отдельной работы по их сведению: цифры обновляются по ходу закупочного процесса.

Полный состав данных, на которых строится этот контроль, разобран в материале про учёт закупок в строительстве.

С чего начать

1. Проставьте плановые цены в ресурсной ведомости одного объекта. Источник — смета или цены последних закупок.
2. Разделите законтрактованное и израсходованное. Заказы, по которым поставка ещё не пришла, учитывайте отдельно от принятых материалов.
3. Считайте остаток потребности в деньгах — он показывает, сколько ещё предстоит потратить.
4. Отслеживайте позиции с превышением плановой цены еженедельно, а не по итогам месяца.
5. Через месяц разберите отклонения и определите их причины. Обычно повторяются две-три, и они устранимы организационно.

Посмотрите на готовом примере

В предзаполненной демо-среде AverDoc есть объект с ресурсной ведомостью, плановыми ценами, заказами у нескольких поставщиков и приёмками. Можно открыть позиции и увидеть, где фактическая цена превысила плановую, — без настройки и ввода данных.

Открыть демо →