Цифровизация закупок в строительстве: с чего начинают подрядчики

Слово «цифровизация» в строительстве обычно появляется в разговоре о BIM-моделях, дронах и датчиках на технике. Закупки в этот перечень попадают редко, хотя именно в них у среднего подрядчика сосредоточена основная доля ручной работы: переписка с поставщиками, сведение предложений в таблицу, перенос данных из письма в счёт и из счёта в реестр.

Разберём, что входит в цифровизацию закупок, какие процессы переводят первыми и чего ждать от такого перехода не стоит.

Что понимают под цифровизацией закупок

Цифровизация закупок — перевод закупочного процесса из бумаги, переписки и разрозненных файлов в единую среду, где данные хранятся в структурированном виде и доступны всем участникам процесса.

Ключевое слово здесь — структурированный вид. Фотография накладной в мессенджере тоже цифровая, но работать с ней как с данными невозможно: её нельзя посчитать, сравнить с заказом или найти по наименованию через полгода.

Чем цифровизация отличается от автоматизации

Эти понятия часто используют как синонимы, хотя они описывают разные стадии.

Цифровизация переводит данные в машиночитаемую форму. Заявка прораба перестаёт быть сообщением в чате и становится записью с объектом, перечнем позиций, количеством и сроком.

Автоматизация работает поверх уже оцифрованных данных и убирает ручные действия. Остаток потребности пересчитывается сам, предложения поставщиков сопоставляются с позициями заявки, статус заказа обновляется после приёмки.

Автоматизировать процесс, данные которого существуют в виде фотографий и устных договорённостей, невозможно. Поэтому цифровизация идёт первой, и начинать имеет смысл именно с неё.

Цифровизация строительства: где в ней место закупок

Цифровизация строительства развивается неравномерно. Проектирование ушло вперёд: BIM-модели, информационные модели объекта, автоматизированная проверка коллизий. Исполнительная документация и стройконтроль тоже постепенно переходят в электронный вид. Обзор остальных направлений — в материале про автоматизацию строительства.

Закупки остаются в этом ряду наименее оцифрованным участком. Причина практическая: процесс завязан на внешних контрагентов, которых подрядчик не контролирует. Поставщик присылает коммерческое предложение в том формате, в каком ему удобно, и требовать от него структурированных данных подрядчик не может.

Отсюда и главная задача цифровизации закупок — научиться приводить входящий поток разнородных документов к единой структуре на своей стороне.

Четыре процесса, которые переводят в цифру первыми

Порядок определяется тем, где ручная работа занимает больше всего времени и где потери данных обходятся дороже.

Заявка от прораба

Исходная точка закупки. Пока заявка приходит сообщением в чате или фотографией рукописного списка, снабженец тратит время на уточнение состава, количества и срока.

Оцифрованная заявка на материалы содержит объект, перечень позиций, единицы измерения и требуемую дату. С этого момента её можно согласовать, отследить и связать с заказом.

Сбор и сравнение предложений

Коммерческие предложения приходят в разных форматах: таблица, счёт в PDF, скан, цена в тексте письма. Ручной перенос в сводную таблицу занимает часы и порождает ошибки при пересчёте единиц.

Цифровизация этого участка означает, что входящие документы распознаются и раскладываются по позициям исходной заявки. Дальше сравнение предложений поставщиков ведётся по одной структуре, а не по трём разным файлам.

Приёмка на объекте

Самая долгая задержка в закупочном контуре возникает здесь. Материал приехал в начале недели, накладная доехала до офиса к концу, данные попали в учёт ещё через несколько дней.

Когда приёмка фиксируется с телефона на площадке, разрыв между событием и записью исчезает. Частичные поставки перестают теряться: непривезённые позиции остаются незакрытыми.

Документы от поставщика

Накладные, УПД и счета-фактуры обычно живут отдельно от закупки, к которой относятся. Когда закрывающие документы привязаны к конкретному заказу, снабженцу не приходится вести отдельный реестр того, кто и что ещё не прислал. Подробнее о трёх контурах документооборота в строительстве.

Цифровизация малых закупок

Мелкие и срочные закупки — расходники, крепёж, инструмент — обычно выпадают из любого регламента. Их проводят быстро, часто за наличные или с карты, и в учёт они попадают постфактум, если попадают вообще.

Цифровизация малых закупок даёт меньший эффект на экономии и больший — на полноте картины. Сумма отдельной покупки невелика, но за месяц такие расходы складываются в заметную долю бюджета объекта, и без них контроль бюджета остаётся неполным.

Практичный подход: не выстраивать для мелких закупок полный маршрут с согласованием и сбором предложений, а обеспечить хотя бы фиксацию факта — что купили, для какого объекта, на какую сумму.

Цифровизация цепочек поставок: что доступно подрядчику

Под цифровизацией цепочек поставок в отраслевых обзорах обычно понимают сквозную связь между производителем материалов, дистрибьютором, перевозчиком и подрядчиком. Для строительного рынка такая связность пока скорее цель, чем практика: большинство поставщиков работают по телефону и электронной почте.

Подрядчику доступна другая часть этой задачи — прозрачность собственного участка цепочки. По каждой позиции видно, на каком этапе она находится: заявлена, заказана, в пути, принята частично, принята полностью. Этого достаточно, чтобы планировать работы и предупреждать простои, не дожидаясь, пока рынок перейдёт на обмен структурированными данными.

С чего начать без бюджета на внедрение

Цифровизация процесса закупок не требует крупного проекта. Порядок действий для подрядчика выглядит так.

1. Выберите один объект — активный, с текущими закупками, а не завершённый.
2. Задайте единую форму заявки. Объект, наименование, количество, единица измерения, требуемая дата, инициатор. Это можно сделать даже в таблице.
3. Сведите наименования к общему справочнику. Пока одна позиция записывается тремя способами, никакая система не соберёт по ней историю.
4. Переведите приёмку на площадку. Фиксация в день поставки важнее формата, в котором её ведут.
5. Через месяц посмотрите, где остались ручные операции. Эти места и показывают, какой инструмент нужен дальше.

Выбор между классами решений — таблицы, 1С с доработками, ERP, узкие сервисы снабжения — разобран в материале о том, как выбрать программу для снабжения.

Чего ожидать не стоит

Перевод закупок в цифру не ускоряет поставщиков и не снижает цены сам по себе. Он даёт другое: данные, на которых можно принимать решения.

Экономия возникает позже и из конкретных источников: сравнение предложений вместо закупки у привычного поставщика, отсутствие повторных заказов, вовремя замеченное превышение плановой цены, сохранённая история закупок при смене снабженца.

Второе ожидание, которое не оправдывается, — что система заставит сотрудников работать иначе. Если прорабу неудобно подавать заявку в новом формате, он продолжит писать в чат. Поэтому удобство для участников процесса на площадке важнее функциональной полноты инструмента.

Посмотрите на готовом примере

В предзаполненной демо-среде AverDoc есть объект с ресурсной ведомостью, заявками на разных этапах, предложениями поставщиков, заказами и приёмками. Можно пройти весь закупочный контур и увидеть, как выглядят оцифрованные данные на каждом шаге, — без настройки и ввода данных.

Открыть демо →