Учёт закупок в строительстве: как вести и что контролировать

Учёт закупок в строительной компании обычно разнесён по двум местам. Бухгалтерия ведёт счета, накладные, взаиморасчёты с поставщиками и затраты по периоду: что оприходовано, что начислено, что оплачено и сколько компания должна поставщикам. Снабженец держит свой срез — в таблице или в памяти: что заказано, что едет, что уже привезли.

Контролировать закупки по объекту обязано снабжение. На практике оперативную картину нередко не ведёт никто: бухгалтерские данные приходят с задержкой и не отвечают на вопрос, что заказывать сегодня, а снабженец знает ответ, но не может показать его руководителю без отдельного отчёта.

Что такое учёт закупок и чем он отличается в строительстве

Учёт закупок — это фиксация всех операций закупочного процесса: от возникновения потребности до поступления материала на объект, получения документов и оплаты поставщику.

По типу производства строительство относится к единичному: каждый объект возводится в одном экземпляре. Ближайший аналог за пределами отрасли — позаказное машиностроение и судостроение, где затраты и материалы собирают по конкретному заказу.

Способ расчёта потребности в строительстве отличается от двух привычных.

В торговле объём закупки выводят из прогноза продаж. Закупают то, что рассчитывают продать, а главные показатели — оборачиваемость и уровень запаса.

В серийном производстве объём закупки рассчитывают по спецификации изделия. Норма расхода материала на единицу продукции известна, поэтому при плане в тысячу единиц потребность определяется умножением. От партии к партии нормы уточняются, номенклатура остаётся стабильной, склад работает по адресному хранению.

В строительстве исходный документ тот же — спецификация, но составляют её под конкретный объект, и действует она только на нём. Уточнить нормы расхода не на чем: повторов нет. К тому же состав работ меняется по ходу строительства, а вслед за ним меняется и потребность в материалах.

Добавляются условия, которых нет ни в торговле, ни в цеховом производстве: роль склада выполняет площадка, объекты удалены друг от друга и закреплены за разными прорабами, а часть материалов поступает прямо в работу, минуя хранение.

Отсюда главная особенность учёта закупок в строительстве: данные возникают в разных местах и в разное время. Потребность формирует ПТО, заявку подаёт прораб на объекте, заказ оформляет снабженец в офисе, поступление материала фиксирует снова прораб. Система учёта, построенная вокруг склада и номенклатуры, такую схему не покрывает — объект должен стать самостоятельной единицей учёта.

Бухгалтерский и управленческий учёт закупок: в чём разница

От того, какой учёт ведётся в компании, зависит, на какие вопросы удастся ответить.

Бухгалтерский учёт фиксирует свершившийся факт: оприходование материала, начисление обязательств перед поставщиком, проведённый платёж. Ведут его по установленным правилам, и служит он основой отчётности. Но данные в нём появляются только после того, как документ дошёл до бухгалтерии, то есть с задержкой в дни или недели.

Управленческий учёт закупок отвечает на вопросы до того, как деньги потрачены: сколько материалов нужно объекту, сколько уже заказано, у кого и по какой цене, что приехало, сколько осталось закупить и на какую сумму.

Управленческий учёт не дублирует бухгалтерский. Он собирает данные, которые бухгалтерии не нужны для её задач, — поэтому она их и не собирает. Ответственность при этом распределяется так: потребность формируют ПТО и прорабы, оперативный статус закупки ведёт снабжение, оприходование и платежи закрывает бухгалтерия.

Шесть величин, на которых держится учёт

Учёт процесса закупок ведут по каждой позиции в разрезе объекта.

Потребность. Сколько материала нужно объекту по проекту или смете. Основой служит ресурсная ведомость — она превращает перечень из проекта в закупочный план.

Заявлено. Сколько запросили прорабы. Эта величина расходится с потребностью в обе стороны: меньше, если часть объёма закроют позже, больше, если изменился состав работ.

Заказано. Сколько ушло в заказы поставщикам, у кого, по какой цене и с какой датой поставки.

Принято. Сколько фактически поступило на объект, включая частичные поставки — их теряют чаще всего.

Оплачено. Сколько перечислено поставщику: аванс, частичная оплата, полный расчёт. Разница между принятым и оплаченным показывает либо задолженность перед поставщиком, либо неотработанный аванс.

Сумма. Те же величины в деньгах: на какую сумму заказано, принято и оплачено по объекту.

Остаток — это четыре разные величины

Самую частую ошибку допускают именно здесь: остаток считают как разницу между потребностью и принятым. Такая цифра показывает, что по позиции ещё не закрыто, но не подсказывает, какое действие требуется.

Разберём на примере. По позиции нужно 100 тонн, заказаны все 100, не приехало ничего. Разница между потребностью и принятым даст 100 тонн, и снабженец решит, что материал надо закупать. Закупать нечего: заказ размещён, очередь за поставщиком. Работа здесь другая — контролировать поставку.

Рабочих разностей четыре, и каждая адресована своему участнику процесса:

Вторая разность отвечает на вопрос, чем снабженцу заниматься сегодня. Третья показывает риск срыва сроков, и на ней строится контроль графика поставок. Четвёртая нужна, чтобы планировать платежи и не терять из виду выданные авансы.

Учёт по ценам закупки

Цена стоит в учёте отдельно. Учёт по ценам закупки нужен не только для бюджета, но и для переговоров: когда известно, по какой цене брали ту же позицию три месяца назад и у какого поставщика, разговор строится иначе. О том, как накапливается история цен и решений по поставщикам, — в отдельном материале.

Корректный ценовой учёт требует приведения цен к одной единице измерения. Если первый поставщик дал цену за тонну, второй за килограмм, третий за упаковку, сравнивать эти цифры напрямую бессмысленно. Задачу решает сопоставление номенклатуры и нормализация единиц.

Что учитывается за пределами количеств и сумм

Закупка не закрыта, пока не получены документы. Материал может стоять на объекте, но без накладной и паспорта качества его нельзя оприходовать, а выполненные работы — предъявить заказчику. К учёту закупок примыкают два контура, которые ведут отдельными средствами: получение закрывающих документов от поставщика и проверка материала при приёмке — количество, комплектность, сопроводительная документация.

Где ручной учёт перестаёт справляться

Таблица работает до определённого масштаба. Дальше появляются сбои четырёх типов.

Данные нужны двум людям одновременно. Прораб на объекте не видит, заказано ли то, что он просил, и звонит снабженцу. Снабженец отвлекается от закупки, чтобы ответить.

Факт поступает с задержкой. Материал приехал во вторник, накладная доехала до офиса в пятницу, в таблицу попала в понедельник. Шесть дней остаток в учёте не соответствует реальности.

Наименования расходятся. Один сотрудник пишет «арматура А500С ф12», другой — «арматура 12 А500С». Свести расход по позиции удаётся только вручную.

Появляется второй объект. Таблица либо разрастается, либо делится на две. В обоих случаях сводная картина по компании исчезает.

Цифровой учёт закупок: что меняется

Информационная система для учёта закупок отличается от таблицы тем, что данные попадают в учёт по ходу обычной работы, а не отдельным действием.

Снабженец оформил заявку — заявленное количество учтено. Загрузил коммерческие предложения и сравнил условия — цены сохранились. Создал заказ — заказанное количество, сумма и срок поставки попали в учёт. Прораб зафиксировал приёмку с телефона — принятое количество и остаток к поставке пересчитались в тот же час.

Отдельный реестр никто не заполняет, поэтому он не устаревает. Практическая разница между системой и таблицей состоит не в наборе функций, а в том, что работу по ведению учёта выполнять больше не требуется.

Как начать, если учёта сейчас нет

1. Возьмите один объект, желательно активный, а не завершённый.
2. Соберите потребность — из сметы, спецификации или списка ключевых позиций, если проектных данных нет.
3. Внесите текущие заказы: что уже отдано поставщикам, на какие суммы и с какими датами.
4. Отметьте, что приехало, включая частичные поставки: незакрытые остатки важнее закрытых позиций.
5. Добавьте оплаты: где выданы авансы, где поставка принята, но не оплачена.
6. Через месяц сверьтесь с бухгалтерией по суммам заказанного и оплаченного.

Сверка на последнем шаге обычно вскрывает закупки, прошедшие мимо всякого контроля, и авансы, о которых снабжение забыло. Расхождение между управленческими и бухгалтерскими данными и указывает, где учёт дырявый.

Посмотрите на готовом примере

В предзаполненной демо-среде AverDoc есть объект с потребностью, заявками, заказами у нескольких поставщиков и приёмками. Можно открыть любую позицию и увидеть, сколько было нужно, заявлено, заказано и принято, — без настройки и ввода данных.

Открыть демо →