Ведомость выдачи материалов: бланк, образец и форма М-11

Материал приехал на объект и лежит на площадке. Дальше его получает бригада — и этот момент нужно зафиксировать документом. Иначе при инвентаризации выясняется, что по учёту материал на складе, а фактически он уже три недели как в стене.

Для оформления выдачи применяют три разных документа, и выбор между ними зависит от того, как именно материал уходит со склада.

Три документа на выдачу материалов

Требование-накладная оформляется на каждую передачу отдельно. Если со склада ежедневно уходит по две-три позиции разным бригадам, за месяц накапливается пачка накладных, и свести по ним расход становится отдельной работой. В такой ситуации удобнее ведомость: один документ за период со всеми выдачами и подписями получателей. Остаток по каждому наименованию ведут в карточке складского учёта.

Лимитно-заборная карта решает третью задачу — она не просто фиксирует выдачу, а удерживает расход в пределах установленного лимита. Подробнее о ней — в материале про лимитно-заборную карту по форме М-8.

Требование-накладная М-11: унифицированная форма

Типовая межотраслевая форма № М-11 утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а. С 1 января 2013 года её применение не обязательно — после вступления в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ компания вправе разработать собственный бланк и закрепить его в учётной политике.

На практике М-11 продолжают применять: состав реквизитов отработан, бухгалтерия с ним привычно работает, и при проверке вопросов к документу не возникает.

Что содержит форма М-11

Шапка документа: дата составления, код вида операции, отправитель и получатель с указанием структурного подразделения и вида деятельности, корреспондирующий счёт, учётная единица выпуска продукции. Отдельными строками — через кого передаётся материал, кто затребовал и кто разрешил.

Табличная часть на одиннадцать граф включает корреспондирующий счёт, наименование и номенклатурный номер материала, единицу измерения с кодом, количество затребованное и количество отпущенное, цену, сумму и порядковый номер по складской картотеке.

Две графы количества — существенная деталь формы. Затребовано и отпущено могут не совпасть, и документ должен показывать обе величины, а не только фактическую выдачу.

Ведомость выдачи материалов: собственная форма

Унифицированной формы ведомости выдачи для коммерческих организаций не установлено. Компания составляет её сама, соблюдая требования к обязательным реквизитам первичного учётного документа, перечисленным в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Какие реквизиты включают

Обязательный минимум:

• наименование документа и дата составления;
• название организации и объект;
• склад или место хранения, откуда выдаётся материал;
• наименование материала с маркой и размером, единица измерения, количество;
• получатель: участок, бригада, фамилия;
• назначение — вид работ или конструктив;
• дата выдачи;
• подпись получателя и подпись выдавшего.

Подпись получателя — реквизит, который чаще остальных остаётся незаполненным, и именно он делает документ доказательством. Ведомость без подписей не подтверждает факт выдачи и при разборе недостачи не работает.

Для бюджетных учреждений форма другая

Государственные и муниципальные учреждения применяют ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения по форме 0504210 и требование-накладную по форме 0504204. Бланки для коммерческих организаций в этом случае не подходят.

Бланки в Excel: скачать

Готовый файл содержит оба документа:

• требование-накладную по форме М-11 с полным составом реквизитов и нумерацией граф;
• ведомость выдачи материалов на 25 позиций с титульным блоком и строками подписей;
• лист с пояснением, какой документ в каком случае применяют;
• настройки печати: альбомная ориентация, подгонка по ширине, повтор шапки таблицы на каждой странице.

Скачать бланки выдачи материалов (Excel)

Выдача со склада и заявка на материалы: разные документы

Запросы «заявка на выдачу материалов» и «заявка на отпуск материалов со склада» нередко приводят к бланку ведомости, хотя речь о другом этапе.

Заявка на выдачу адресована кладовщику: материал на складе есть, его нужно отпустить. Это внутренняя просьба, которую исполняют требованием-накладной или записью в ведомости.

Заявка на материалы адресована снабжению: материала нет, его нужно закупить. Такая заявка запускает закупочный цикл — запрос цен, выбор поставщика, заказ, поставка. Бланк заявки и разбор образца заполнения — в отдельном материале.

Путаница этих двух документов обходится дорого: снабженец получает заявку, по которой материал уже лежит на складе, и закупает повторно.

Что ведомость не показывает

Ведомость выдачи отвечает на один вопрос: кто и сколько получил со склада. За её пределами остаются три величины, без которых картина по объекту неполная.

Сколько материала ещё нужно. Ведомость фиксирует выданное, но не сопоставляет его с потребностью объекта по проекту. Для этого ведут ресурсную ведомость — плановый перечень с остатком к закупке.

Что заказано и когда приедет. Выдать можно только то, что уже поступило. Если позиция закончилась, вопрос переходит к снабжению, а ведомость об этом не сообщает.

Соответствует ли расход нормам. Сопоставление фактического расхода с производственными нормами ведут отчётом о расходе основных материалов по форме № М-29, утверждённой приказом ЦСУ СССР от 24.11.1982 № 613. Следующий шаг после выдачи — списание материалов в производство.

В AverDoc первые две величины видны по каждой позиции: потребность объекта из ресурсной ведомости, заказы поставщикам и фактическая приёмка на площадке связаны в одну цепочку. Когда прораб фиксирует приёмку с телефона, остаток к допоставке пересчитывается в тот же день, а не после того, как накладная доедет до офиса.

Посмотрите на готовом примере

В предзаполненной демо-среде AverDoc есть объект с ресурсной ведомостью, заказами у нескольких поставщиков и приёмками, включая частичные. Можно открыть позицию и увидеть, сколько было нужно, заказано и фактически принято, — без настройки и ввода данных.

Открыть демо →